Careers at NTT DATA

EN: What is the purpose of this document?

• You have been provided with this privacy notice because it is either you or us, who are planning to start a collaboration. This applies to any candidate, subject to a selection process conducted by NTT DATA Romania.
• It makes you aware of how and why your personal data will be used, namely for the purposes of the recruitment exercise, and how long it will be retained for.
• It provides you with certain information that must be provided under the General Data Protection Regulation (GDPR).

RO: Care este scopul acestui document?

• Vi s-a oferit această informare, deoarece fie Dvs., fie noi, intenționăm să inițiem o colaborare. Aceasta se aplică oricărui candidat care face obiectul unui proces de selecție desfășurat de catre NTT DATA Romania.
• Documentul conține explicații cu privire la necesitatea utilizării datelor personale ale Dvs. pentru parcurgerea etapelor în procedura de recrutare și cât timp se vor păstra aceste date.
• Vă oferă anumite informații care trebuie furnizate în conformitate cu Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR).

EN: The kind of information we hold about you:

• The information you have provided to us in your curriculum vitae.
• The information you have provided on our application form, including name, title, home address, telephone number, personal email address, date of birth, qualifications, nationality, professional memberships, diplomas, transcripts, languages, computer skills.
• Marital/partnership status, dependents, emergency contact information and photos.
• Documents required under immigration laws (Citizenship, passport details, identity card details, residence, or work permit details) – applicable only if we are involved in a recruitment process with foreign citizens.
• Any information you provide to us during an interview.
• Information about your desired salary and benefits.
• Information about your education and work history.


Please note that the list of Personal Data processed by NTT DATA Romania is exemplificative, not complete. Therefore, if the processing of other Personal Data than stated above deems necessary, you will be informed by NTT DATA Romania, without undue delay and as provided by law.

RO: Cateva categorii de informații aflate in posesia noastră despre Dvs:

• Informațiile pe care ni le-ați furnizat în Curriculum Vitae (CV).
• Informațiile pe care le-ați furnizat în formularul nostru de înscriere, inclusiv numele, funcție, adresa de domiciliu, numărul de telefon, adresa personală de e-mail, data nașterii, calificările, naționalitatea, apartenența profesională, diplome, transcrieri, limbi vorbite și competențe digitale.
• Starea civilă/parteneriatul civil, persoanele aflate în întreținere, informații de contact în caz de urgență și fotografii.
• Documente necesare în temeiul legilor privind imigrația (Cetățenie, date din pașaport, detalii despre cartea de identitate, detalii despre permisul de ședere sau de muncă.) – aplicabil doar in situatia desfasurarii unui process de recutare cu ceteteni straini.
• Orice informație pe care ne-o furnizați în timpul unui interviu.
• Informații despre salariul și beneficiile dorite.
• Informații despre istoricul educațional și de angajare.


Vă rugăm să rețineți că lista Datelor cu Caracter Personal prelucrate de către NTT DATA Romania este exemplificativă, nu completa. Asadar, în cazul în care se consideră necesară prelucrarea altor Date cu Caracter Personal decât cele menționate mai sus, veți fi informat de către NTT DATA Romania, fără întârzieri nejustificate și în conformitate cu prevederile legale.

EN: How is your personal data collected?

• Almost always directly from you, the candidate.
• From your named referees, from whom we collect the following categories of data: full name, periods of previous employment, performance during previous employment.
• From publicly accessible sources, such as LinkedIn, where we collect your full name, email, work history, and other data included on your profile.
• Third parties such as: employment websites, professional social networks, recruitment agencies, recruitment consultants or headhunters, as well as education centers or universities, authorities (e.g. criminal background checks, health/medical information etc.). In this case we will consider that such third-party acts as an autonomous controller and is responsible for ensuring that your consent to share the personal data of your application has been granted.

RO: Cum colectăm datele Dvs. personale?

• Aproape întotdeauna direct de la Dvs., candidatul.
• Uneori de la referințele Dvs., de la care colectăm următoarele categorii de date: nume complet, perioade de angajare anterioare, performanță în timpul angajării anterioare.
• Din surse accesibile publicului, cum ar fi LinkedIn, unde vă colectăm numele complet, e-mailul, istoricul muncii și alte date incluse în profilul Dvs.
• Terți, cum ar fi: site-uri de angajare, rețele sociale profesionale, agenții de recrutare, consultanți de recrutare sau headhunters, precum și centre educaționale sau universități, autorități (de exemplu, verificarea antecedentelor penale, informații medicale/sănătate etc.). În acest caz, vom considera că o astfel terță parte acționează ca un operator autonom și este responsabilă pentru a se asigura că v-ati dat consimțământul pentru a partaja datele cu caracter personal continute in cererea de angajare.

EN: How we will use data about you?

• We will assess your skills, qualifications, and suitability for the role.
• We want to communicate with you about the recruitment process.
• We need to keep records related to our hiring processes.
• We have to comply with legal or regulatory requirements.


You know, the truth is that it is in our legitimate interests to decide whether to appoint you to the role since it would be beneficial to our business to appoint a suitable candidate to that role.

We also need to process your personal information to decide whether to start a collaboration with you. Having received your CV and the results from any tests, which you take, we will process that information to decide whether you meet the basic requirements to be shortlisted for the role. If we decide to offer you the role, we will then take up references, if needed, before confirming your appointment.

If you fail to provide personal data when requested, which is necessary for us to consider your application (such as evidence of qualifications or work history), we may not be able to process your application further.

RO: Cum vom folosi datele Dvs. personale?

• Evaluăm abilitățile și calificările Dvs., precum și potrivirea cu rolul disponibil în echipa noastră.
• Intenționam să comunicăm intens cu Dvs. pe parcursul procesului de recrutare.
• Suntem doritori să păstrăm înregistrări legate de procesele noastre de recrutare.
• Trebuie să respectăm cerințele legale aplicabile.


În fapt, trebuie să știți că este în interesul nostru legitim să decidem dacă vă angajăm în funcție, deoarece ar fi benefic pentru echipa noastră să alegem persoane potrivite rolului disponibil.

De asemenea, trebuie să vă prelucrăm informațiile personale, pentru a putea lua decizia de a începe o colaborare cu dvs. După ce am primit CV-ul dvs. și rezultatele de la orice teste pe care le faceți, vom prelucra informațiile respective pentru a decide dacă îndepliniți cerințele de bază pentru a fi selectat pentru acest rol. Dacă decidem să vă oferim rolul, vom lua referințe, dacă este nevoie, înainte de a vă confirma data începerii colaborării.

Dacă nu furnizați date cu caracter personal, la solicitare, necesare pentru evaluarea aplicării Dvs. (cum ar fi dovada calificărilor sau istoricul angajărilor), există posibilitatea să refuzăm preluarea aplicării Dvs. în continuare.

EN: How we use particularly sensitive personal data?

• We will use data about your disability status to consider whether we need to provide appropriate adjustments during the recruitment process, for example whether adjustments need to be made during a test or interview.
• We will use data about your nationality or ethnicity, to assess whether a work permit and a visa will be necessary for the role.
• We will use data including criminal background check (to the extent permitted and also as strictly necessary according to local laws).


Special category of data is only processed for specific purposes, such as health/medical information in order to accommodate a disability or illness and to provide benefits. Please be assured that, as explained in this information, special category of data will only be used for the mentioned purposes and as required by law.

RO: Cum folosim date personale senisibile, dacă este necesar?

• Vom folosi date despre starea dvs. de dizabilitate pentru a analiza dacă trebuie să oferim ajustări adecvate în timpul procesului de recrutare, de exemplu, dacă trebuie efectuate ajustări în timpul unui test sau interviu.
• Vom folosi date despre naționalitatea sau etnia dvs. pentru a evalua dacă permisul de muncă, viza, sau alte documente de această natură vor fi necesare pentru acest rol.
• Vom folosi informații incluzand verificari alte antecedentelor penale (în măsura în care acest lucru este permis și, de asemenea, în măsura în care este strict necesar în conformitate cu legislația locală).


Categoria specială de date este prelucrată numai în scopuri specifice, cum ar fi informațiile medicale/de sănătate pentru a ține cont de un handicap sau de o boală și pentru a oferi beneficii. Vă asigurăm că, așa cum se explică în această Informare, categoria specială de date va fi utilizată numai în scopurile menționate și în conformitate cu legea.

EN: Need more info on data security and data sharing?

• We may have to share your data with third parties, including our clients and group companies. We require third parties to respect the security of your data and to treat it in accordance with the law. If we do, you can expect a similar degree of protection in respect of your personal information.
• We have put in place appropriate security measures to prevent your personal information from being accidentally lost, used or accessed in an unauthorized way, altered or disclosed. In addition, we limit access to your personal information to those employees, agents, contractors and other third parties who have a business need to know. They will only process your personal information on our instructions, and they are subject to a duty of confidentiality. Details of these measures may be obtained from our Data Protection Officer.
• We have put in place procedures to deal with any suspected data security breach and will notify you and any applicable regulator of a suspected breach where we are legally required to do so.

RO: Aveți nevoie de mai multe informații despre securitatea datelor și partajarea datelor?

• Este posibil să fie necesar să împărtășim datele dvs. cu terți, inclusiv clienții noștri și companiile din grup. Solicităm terților să respecte securitatea datelor dvs. și să le trateze în conformitate cu legea. Dacă o facem, vă puteți aștepta la un grad similar de protecție în ceea ce privește informațiile dvs. personale.
• Am pus în aplicare măsuri de securitate adecvate pentru a împiedica pierderea, utilizarea sau accesarea informațiilor personale într-un mod neautorizat, fără posibilitatea de alterare a datelor sau divulgarea acestora. În plus, limităm accesul la informațiile dvs. personale strict pentru persoanele/ angajații ce au imperios nevoie să afle aceste detalii. Aceștia vor prelucra informațiile numai pe baza instrucțiunilor noastre și sunt supuse unei obligații de confidențialitate. Detalii despre aceste măsuri pot fi obținute de la responsabilul nostru pentru protecția datelor (DPO).
• Am pus în aplicare proceduri pentru a face față oricărei breșe de securitate privind sistemele noastre și vă vom anunța deodată cu autoritatea competentă cu privire la o încălcare suspectă, în cazul în care suntem obligați legal să vă furnizăm o informare.

EN: How long do we want to use your data?

• We will retain your personal information for a period of 2 years from your last login registered on our platform. We retain your personal information for that period so that we can show, in the event of a legal claim, that we have not discriminated against candidates on prohibited grounds and that we have conducted the recruitment exercise in a fair and transparent way. During this entire period of 2 years, in which we retain your personal information, you can log in to our platform and select the deletion of your account.
• We further retain such personal data, for the same period of 2 years mentioned above, in case a similar role becomes vacant for which you will be a fitting candidate. Please ensure that your data is up to date at all times by sending us your CV in case you acquire new experiences.
• Prior to the expiration of the period mentioned above, we will contact you in order to obtain your consent for the extension of the 2-year period, with a new period equal in time and in case you do not agree with this extension we will securely destroy your personal data in accordance with our data retention policy.

RO: Cât timp folosim datele primite de la Dvs?

• Vom păstra informațiile dvs. personale pentru o perioadă de 2 ani de la ultima logare a dvs. inregistrata pe platforma noastra. Vă păstrăm informațiile personale pentru perioada respectivă, astfel încât să putem arăta, în cazul unei cereri legale, că nu am făcut discriminări împotriva candidaților pe motive interzise și că am desfășurat întreaga procedură de recrutare într-un mod corect și transparent. Pe toata aceasta perioada de 2 ani, in care va pastram informatiile personale, puteti sa va logati pe platforma noastra si sa selectati stergerea contului dvs.
• Reținem astfel de date, pentru aceeasi perioada de 2 ani, mentionata mai sus, și pentru situații în care un rol similar devine vacant pentru care veți fi un candidat potrivit. Vă rugăm să vă asigurați că datele dvs. sunt în permanență actualizate, trimițându-ne CV-ul dvs. în cazul în care dobândiți experiențe noi.
• Anterior expirarii perioadei menționate mai sus va vom contacta in vederea obtinerii consimtamantului dumneavoastra pentru prelungirea perioadei de 2 ani, cu o noua perioada egala ca timp, iar in cazul in care nu veti fi de acord cu aceasta prelungire vom distruge datele dumneavoastră in siguranță si în conformitate cu politica noastră de păstrare a datelor.

EN: What are your rights? Under certain circumstances, by law you have the right to:

• Request access to your personal data (commonly known as a “data subject access request”). This enables you to receive a copy of the personal data we hold about you and to check that we are lawfully processing it.
• Request correction of the personal data that we hold about you. This enables you to have any incomplete or inaccurate data corrected.
• Request erasure of your personal data. This enables you to ask us to delete or remove personal data where there is no good reason for us continuing to process it. You also have the right to ask us to delete or remove your personal data where you have exercised your right to object to processing (see below).
• Object to processing of your personal data where we are relying on a legitimate interest (or those of a third party) and there is something about your particular situation, which makes you want to object to processing on this ground. You also have the right to object where we are processing your personal data for direct marketing purposes.
• Request the transfer of your personal data to another party.

RO: Care sunt drepturile Dvs? În anumite circumstanțe, prin lege, aveți dreptul de a:

• Solicitati acces la datele dvs. personale (cunoscute în mod obișnuit ca „cerere de acces a persoanelor vizate”). Acest lucru vă permite să primiți o copie a datelor personale pe care le deținem despre dvs. și să verificați dacă le prelucrăm în mod legal.
• Solicitați corectarea datelor cu caracter personal pe care le deținem despre dvs. Aceasta vă permite să corectați date incomplete sau inexacte.
• Solicitați ștergerea datelor dvs. personale. Acest drept vă permite să ne cereți să ștergem sau să eliminăm datele cu caracter personal acolo unde nu există niciun motiv întemeiat pentru a continua să le prelucrăm. De asemenea, aveți dreptul să ne solicitați să ștergem sau să eliminăm datele dvs. personale în cazul în care vați exercitat dreptul de a vă opune procesării (a se vedea mai jos).
• Solicitați restricționarea prelucrăriii datelor dvs. personale. Acest drept vă permite să ne cereți să suspendăm prelucrarea datelor cu caracter personal despre dvs., de exemplu, dacă doriți să stabilim exactitatea acestora sau motivul prelucrării acestora.
• Solicitați transferul datelor dvs. personale către o altă entitate.

EN: If you wish to request any of those above, please send an email to data.protection-romania@nttdata.com.

We have appointed a Data Protection Officer [DPO] to oversee compliance with this privacy notice. If you have any questions about this privacy notice or how we handle your personal data, please contact the DPO at the given e-mail address.

Until next time we wish you great success and all the best!

Sincerely,
Privacy Office Team

Effective date: 23rd June, 2023

RO: Dacă doriți să exercitați oricare dintre cele de mai sus, vă rugăm să trimiteți un e-mail la data.protection-romania@nttdata.com.

Am numit un responsabil pentru protecția datelor [DPO] pentru a supraveghea respectarea acestei notificări. Dacă aveți întrebări cu privire la această notificare de confidențialitate sau cum gestionăm datele dvs. personale, vă rugăm să contactați DPO la adresa de e-mail de mai sus.

Până data viitoare vă urăm mult succes și tot ce este mai bun!

Cu stimă,
Echipa Privacy Office

Data intrării în vigoare: 23 Iunie 2023